Как управлять несколькими проектами: система планирования для бизнеса
Ведение нескольких крупных проектов одновременно, например, агентства и онлайн-школы (EdTech), требует надежной системы планирования. Рабочее пространство для таких задач должно быть стабильным и удобным для всей команды.
Управление несколькими проектами: выбор инструмента
Ведение нескольких крупных проектов одновременно, например, агентства и онлайн-школы (EdTech), требует надежной системы планирования. Рабочее пространство для таких задач должно быть стабильным и удобным для всей команды.
Ранее для этих целей использовались такие сервисы, как Notion и Asana, однако со временем возникла необходимость перейти на отечественные разработки. Основной причиной стала стабильность и независимость от внешних факторов, чтобы избежать частых «переездов» и сложностей с VPN.
В качестве основного инструмента был выбран Yandex Wiki — российский сервис, который представляет собой онлайн-проектный офис. Он позволяет консолидировать всю информацию в одном месте, вести проекты в виде досок или календарей, а также разделять рабочие пространства для разных направлений, например, для инфобизнеса и агентства.
- Мегаплан
- Битрикс24 (отмечается как более сложный в освоении)
Три ключевые роли в любом бизнесе
| Роль | Описание |
|---|---|
| Специалист | Человек, который выполняет работу своими руками. Это «ремесленник», который печет пироги, делает ногти или настраивает рекламу. Его фокус — на текущих задачах и качестве их исполнения. |
| Управленец (менеджер) | Тот, кто организует процессы. Он раздает и контролирует задачи, выстраивает бизнес-процессы и управляет командой. |
| Предприниматель | Визионер и стратег. Он смотрит на бизнес «сверху» (helicopter view), думает о долгосрочном развитии, генерирует новые идеи и анализирует рынок. |
Для эффективного управления и развития бизнеса важно понимать концепцию трех ролей, которые должен совмещать в себе каждый предприниматель. Эта идея подробно описана в книге Майкла Гербера «Миф предпринимательства», которая рекомендуется для всех, кто начинал свой путь как ремесленник.
Совмещение этих ролей — ключ к успешному росту. Важно научиться переключаться между ними и выделять время на задачи, соответствующие каждой из них. Например, совмещать роль предпринимателя и специалиста в один и тот же момент практически невозможно.
Предприниматель мыслит глобально и смотрит в будущее, в то время как специалист сосредоточен на деталях «здесь и сейчас». Проблема многих малых бизнесов в том, что владелец застревает в роли специалиста, что мешает масштабированию.
Система планирования: от дня до недели
| Термин | Расшифровка |
|---|---|
| ИКР | Идеальный конечный результат. Это главная цель на определенный период. Встречается также аббревиатура ОКР — ожидаемый конечный результат. |
Основа эффективной работы — это привычка вести списки дел. Каждый день следует начинать с фиксации планов и заканчивать подведением итогов. Это позволяет четко структурировать деятельность и всегда опираться на собственный график.
Для организации задач используется «рабочая канва». В ней выделен отдельный столбец под названием «ИКР недели». Этот термин является ключевым для планирования.
- Инфобизнес (онлайн-школа)
- Агентство
- Контент-маркетинг
Кроме того, существует «канва дня» — список обязательных ежедневных задач, который помогает поддерживать системность. Он включает в себя проверку поставленных задач, обучение, работу над контентом и другие регулярные действия, распределенные по ролям: специалист, собственник или руководитель.
Долгосрочное планирование: от года до спринта
Чтобы система работала, необходимо выстроить иерархию планов. Глобальные цели декомпозируются на более мелкие и управляемые отрезки времени.
- План на год. В его основе лежат ключевые числовые метрики: желаемая чистая прибыль, рентабельность, необходимый для этого оборот и так далее.
- План на квартал. Годовой план разбивается на три месяца.
- План на месяц. Квартальный план детализируется на ежемесячные задачи, которые, в свою очередь, делятся по трем бизнес-процессам: продукт, ресурсы и сбыт.
Работа строится по спринтам. Один спринт — это три недели интенсивной работы и одна неделя «лайтовой» рефлексии. В течение легкой недели можно спать без будильника, анализировать результаты прошедшего спринта и заниматься задачами, которые доставляют удовольствие.
Такой подход позволяет не выгорать и поддерживать высокую продуктивность. В спринт закладываются ключевые задачи, например, «выйти из операционки отдела контента» или «сделать стратегию на следующий год».
Ключевые привычки для эффективной работы
Для продуктивного управления проектами важно выработать несколько полезных привычек. Одна из главных — записывать все идеи, которые приходят в голову. Это помогает освободить мозг и не потерять ценные мысли. Для этого можно создать отдельный список или доску «Идеи и задачи без срока».
Другой важный принцип — «управление одного окна». Его суть в том, чтобы ставить задачи одному ответственному человеку (партнеру, управляющему или бизнес-ассистенту), который уже самостоятельно распределяет их по команде. Это избавляет от необходимости общаться с каждым сотрудником по отдельности и рвать фокус внимания.
Также в ежедневный график необходимо вписывать не только рабочие задачи. Важно уделять время и другим сферам жизни, чтобы поддерживать баланс и избегать выгорания.
- Задача удовольствия: Заниматься тем, что доставляет радость (например, собирать LEGO).
- Задача здоровья: Регулярные занятия спортом, например, 3 раза в неделю.
- Работа с мышлением: Ведение дневника или работа с психологом помогают поддерживать эмоциональное состояние.
